Politique de confidentialité

ELFSWISS ONE
Dernière mise à jour : août 2026

La protection de vos données est une priorité pour ELFSWISS.

La présente Politique de confidentialité explique de manière transparente quelles données personnelles peuvent être collectées et traitées dans le cadre de l’utilisation de nos sites Internet, applications, plateformes et services numériques, notamment ELFSWISS ONE, ainsi que les mesures mises en œuvre pour assurer leur protection.

Nous accordons une attention particulière à la confidentialité, à la sécurité, à l’intégrité et à la disponibilité des données qui nous sont confiées.

1. Responsable du traitement

Selon le contexte et la nature du service concerné, le responsable du traitement est :

ELFSWISS
Rue de Genève 18
CH-1225 Chêne-Bourg
Suisse

E-mail : contact@elfswiss.ch

Pour toute question concernant la protection de vos données personnelles ou l’exercice de vos droits, vous pouvez nous contacter à cette adresse.

2. Champ d’application

La présente Politique s’applique aux traitements de données personnelles réalisés dans le cadre :

du site Internet ELFSWISS ;
de la plateforme ELFSWISS ONE ;
de nos applications Web et mobiles ;
de nos espaces clients ;
de nos formulaires de contact ;
de nos prestations de support et d’assistance ;
de nos relations commerciales et contractuelles ;
des différents modules et services numériques proposés par ELFSWISS.

Elle concerne notamment les visiteurs de nos sites Internet, les prospects, les clients, les utilisateurs des plateformes ELFSWISS ainsi que les collaborateurs et utilisateurs autorisés par nos organisations clientes.

3. Cadre légal

ELFSWISS traite les données personnelles conformément aux dispositions légales applicables en matière de protection des données, notamment :

la Loi fédérale suisse sur la protection des données (LPD) et son ordonnance d’application ;

et, lorsque celui-ci est applicable,

le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (RGPD – Règlement UE 2016/679).

L’application exacte de ces dispositions dépend notamment de la nature du traitement, de la localisation des personnes concernées et du rôle d’ELFSWISS dans le traitement considéré.

4. Rôle d’ELFSWISS et de ses clients

Dans le cadre de la fourniture de la plateforme ELFSWISS ONE, les rôles en matière de protection des données peuvent différer selon le traitement concerné.

Lorsque vous utilisez directement nos services

ELFSWISS peut agir en qualité de responsable du traitement, notamment pour la gestion :

des comptes clients ;
des relations contractuelles ;
des demandes de contact ;
de la facturation ;
du support ;
de la sécurité de nos services ;
de nos obligations administratives et légales.

Lorsque notre plateforme est utilisée par une organisation cliente

Lorsqu’un établissement ou une entreprise utilise ELFSWISS ONE pour gérer ses propres activités et données, cette organisation détermine généralement les finalités et les modalités du traitement.

Dans ce contexte, l’organisation cliente agit en qualité de responsable du traitement et ELFSWISS peut agir en qualité de sous-traitant pour les traitements réalisés pour son compte.

Les responsabilités respectives peuvent être précisées dans les contrats et accords de traitement des données conclus avec nos clients.

5. Quelles données pouvons-nous traiter ?

Selon les services utilisés, nous pouvons notamment traiter les catégories de données suivantes.

Données d’identification

Par exemple :

nom ;
prénom ;
fonction ;
entreprise ou établissement ;
identifiant utilisateur.

Coordonnées professionnelles

Notamment :

adresse e-mail ;
numéro de téléphone ;
adresse professionnelle ;
organisation ou établissement de rattachement.

Données relatives aux comptes utilisateurs

Nous pouvons notamment traiter :

identifiant ;
profil utilisateur ;
rôle ;
établissement ;
service ;
droits et autorisations d’accès ;
historique de certaines actions réalisées sur la plateforme.

Données métiers

Selon les modules activés par l’organisation cliente, ELFSWISS ONE peut permettre le traitement d’informations relatives notamment :

à l’hygiène et à la traçabilité ;
aux contrôles qualité et audits ;
aux interventions de maintenance ;
aux équipements ;
aux repas et à la restauration ;
à la lingerie et à la buanderie ;
aux stocks et à l’économat ;
aux commandes logistiques ;
aux prestataires ;
aux contrôles et check-lists ;
aux incidents et non-conformités ;
aux enquêtes de satisfaction ;
aux documents et processus métiers.

La nature exacte des informations enregistrées dépend des modules utilisés et des paramètres définis par chaque organisation cliente.

Données techniques et de connexion

Pour assurer le fonctionnement et la sécurité de nos services, certaines informations techniques peuvent être enregistrées, telles que :

adresse IP ;
date et heure de connexion ;
type d’appareil ;
navigateur ;
système d’exploitation ;
événements techniques ;
journaux de connexion ;
actions nécessaires à la traçabilité et à la sécurité du système.

6. Pourquoi traitons-nous vos données ?

Les données personnelles peuvent être traitées notamment afin de :

créer et administrer les comptes utilisateurs ;
fournir les services et fonctionnalités ELFSWISS ONE ;
exécuter nos obligations contractuelles ;
assurer le fonctionnement des différents modules ;
gérer les droits et autorisations ;
assurer la traçabilité des opérations ;
fournir le support et l’assistance ;
assurer la maintenance de nos services ;
améliorer nos applications et services ;
sécuriser nos systèmes d’information ;
détecter et prévenir les accès non autorisés ;
prévenir les abus et incidents de sécurité ;
communiquer avec nos clients et utilisateurs ;
gérer nos relations commerciales ;
respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous nous efforçons de limiter les traitements aux données nécessaires aux finalités concernées.

7. Bases du traitement

Selon la situation, le traitement des données peut notamment reposer sur :

l’exécution d’un contrat ;
l’exécution de mesures précontractuelles ;
le respect d’une obligation légale ;
l’intérêt légitime d’ELFSWISS ou de ses clients ;
le consentement de la personne concernée lorsque celui-ci est nécessaire.

Lorsqu’ELFSWISS agit comme sous-traitant, le traitement est effectué conformément aux instructions et au cadre contractuel défini avec l’organisation cliente.

8. Hébergement des données en Suisse

Une infrastructure hébergée chez Infomaniak

ELFSWISS a choisi une infrastructure d’hébergement suisse afin de privilégier la confidentialité et la maîtrise de la localisation des données.

Les services concernés sont hébergés auprès de :

Infomaniak Network SA
Suisse

Infomaniak exploite ses propres infrastructures et centres de données en Suisse.

Les données confiées aux services d’hébergement concernés sont stockées dans des centres de données situés exclusivement en Suisse.

Dans le cadre des prestations concernées, Infomaniak intervient en qualité de prestataire d’infrastructure et de sous-traitant.

Notre engagement

Le choix d’Infomaniak s’inscrit dans notre volonté de privilégier :

🇨🇭 un hébergement en Suisse
🔒 une infrastructure sécurisée
🛡️ la protection et la confidentialité des données
📍 une localisation maîtrisée des données
⚖️ le respect de la LPD et, lorsque applicable, du RGPD

9. Sécurité des données

ELFSWISS accorde une importance particulière à la sécurité des informations qui lui sont confiées.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques afin de protéger les données notamment contre :

l’accès non autorisé ;
la perte ;
la destruction accidentelle ;
l’altération ;
la divulgation non autorisée ;
l’utilisation abusive ;
les attaques informatiques.

Selon les services et configurations concernés, ces mesures peuvent notamment comprendre :

la gestion des droits et rôles utilisateurs ;
des mécanismes d’authentification ;
la sécurisation des communications ;
la journalisation de certaines opérations ;
la sauvegarde des données ;
la surveillance des infrastructures ;
la maintenance et les mises à jour de sécurité ;
la limitation des accès administratifs ;
des procédures de gestion des incidents.

Aucune infrastructure informatique ne peut toutefois garantir un risque zéro. ELFSWISS applique une démarche d’amélioration continue de la sécurité de ses services.

10. Accès aux données

Les données ne sont accessibles qu’aux personnes ayant besoin d’y accéder pour exercer leurs fonctions ou fournir les services concernés.

Cela peut notamment comprendre :

les utilisateurs autorisés par le client ;
certains collaborateurs habilités d’ELFSWISS ;
les équipes techniques autorisées ;
certains prestataires indispensables au fonctionnement du service.

Les accès sont limités selon les responsabilités, les rôles et les besoins opérationnels.

11. Sous-traitants et prestataires

ELFSWISS peut faire appel à des prestataires spécialisés lorsque cela est nécessaire pour fournir, sécuriser ou maintenir ses services.

Nous veillons à sélectionner des partenaires présentant des garanties appropriées en matière de confidentialité, de sécurité et de protection des données.

Notre principal prestataire d’hébergement est :

Infomaniak Network SA – Suisse

Lorsque cela est requis, les relations avec les sous-traitants sont encadrées contractuellement.

12. Transmission des données à des tiers

ELFSWISS ne vend pas les données personnelles confiées à ses services.

Les données peuvent toutefois être communiquées lorsqu’une telle transmission est nécessaire :

à l’exécution du service demandé ;
à un prestataire autorisé ;
à la demande ou avec l’autorisation du client ;
pour respecter une obligation légale ;
pour répondre à une décision d’une autorité compétente ;
pour protéger les droits et la sécurité d’ELFSWISS, de ses clients ou de ses utilisateurs.

Lorsque des interfaces ou API permettent à une organisation cliente de connecter ELFSWISS ONE à un logiciel tiers, l’organisation cliente est responsable de l’activation et de l’utilisation de cette connexion ainsi que des autorisations accordées.

13. Transfert international des données

ELFSWISS privilégie, lorsque cela est possible, le traitement et l’hébergement des données en Suisse ou dans des juridictions présentant un niveau approprié de protection.

L’infrastructure principale d’hébergement utilisée pour ELFSWISS ONE auprès d’Infomaniak est située en Suisse.

Si un service complémentaire devait nécessiter un traitement dans un autre pays, ELFSWISS veillerait à ce que les garanties requises par la réglementation applicable soient mises en place.

14. Conservation des données

Les données sont conservées uniquement pendant la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

La durée peut notamment dépendre :

de la durée du contrat ;
du type de données ;
des paramètres définis par l’organisation cliente ;
des obligations légales ;
des obligations de preuve ;
des impératifs de sécurité.

À la fin d’une relation contractuelle, les données peuvent être restituées, exportées, archivées ou supprimées selon les conditions contractuelles et les obligations légales applicables.

15. Sauvegardes

Afin d’assurer la continuité et la disponibilité des services, certaines données peuvent faire l’objet de sauvegardes techniques.

Ces sauvegardes sont destinées notamment à permettre la restauration des services en cas d’incident technique, de panne ou de perte de données.

Les données présentes dans les sauvegardes sont soumises aux mêmes exigences de confidentialité et de sécurité que les données actives.

16. Cookies et technologies similaires

Nos sites et applications peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires :

au fonctionnement du site ;
à l’authentification ;
à la sécurité ;
à la conservation de certaines préférences ;
à l’analyse technique et à l’amélioration de nos services.

Lorsque la réglementation exige le consentement préalable de l’utilisateur, les cookies concernés ne sont activés qu’après obtention de ce consentement.

Les utilisateurs peuvent modifier leurs préférences relatives aux cookies lorsque cette fonctionnalité est disponible.

17. Vos droits

Sous réserve des conditions prévues par la législation applicable, vous pouvez notamment demander :

l’accès à vos données personnelles ;
des informations concernant leur traitement ;
la rectification de données incorrectes ;
la suppression de certaines données ;
la limitation d’un traitement ;
l’opposition à certains traitements ;
la remise ou la portabilité de certaines données lorsque ce droit est applicable ;
le retrait de votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez nous contacter à :

contact@elfswiss.ch

Afin de protéger vos données, nous pouvons être amenés à vérifier votre identité avant de traiter certaines demandes.

Lorsque vos données sont traitées par ELFSWISS ONE pour le compte de votre employeur, d’un EMS, d’un établissement hospitalier, d’une clinique ou d’une autre organisation cliente, votre demande peut devoir être adressée en priorité à cette organisation en sa qualité de responsable du traitement.

ELFSWISS l’assistera, lorsque cela est nécessaire, dans le traitement de votre demande.

18. Données relatives aux résidents, patients ou usagers

Certains clients d’ELFSWISS interviennent dans les secteurs médico-sociaux ou hospitaliers.

Selon les modules utilisés et la configuration décidée par le client, certaines informations relatives à des résidents, patients ou usagers peuvent donc être traitées au moyen de la plateforme.

Dans ces situations, l’établissement client demeure responsable de la détermination des données enregistrées, des finalités du traitement, des personnes autorisées à y accéder et des durées de conservation, sauf disposition contractuelle ou légale différente.

ELFSWISS traite les données qui lui sont confiées dans le cadre de la fourniture de ses services conformément aux instructions contractuelles du client et aux obligations applicables.

19. Confidentialité

Les collaborateurs et intervenants autorisés à accéder aux systèmes ELFSWISS sont soumis à des obligations de confidentialité adaptées à leurs fonctions.

L’accès aux données clients est limité aux situations nécessaires notamment à :

l’assistance ;
la maintenance ;
la sécurité ;
la résolution d’incidents ;
l’exécution des prestations demandées.

20. Violation de données

ELFSWISS dispose de procédures destinées à identifier, analyser et traiter les incidents susceptibles d’affecter la confidentialité, l’intégrité ou la disponibilité des données.

Lorsqu’un incident impliquant des données personnelles doit faire l’objet d’une notification conformément à la législation applicable, ELFSWISS prend les mesures nécessaires et, lorsqu’elle agit comme sous-traitant, informe le responsable du traitement conformément aux obligations applicables.

21. Modifications de la présente politique

La présente Politique de confidentialité peut être mise à jour afin de tenir compte :

de l’évolution de nos services ;
de nouvelles fonctionnalités ;
de modifications techniques ;
de l’évolution de nos prestataires ;
de modifications législatives ou réglementaires.

La date de la dernière mise à jour est indiquée au début du document.

Nous recommandons aux utilisateurs de consulter régulièrement cette page.

22. Contact – Protection des données

Pour toute question concernant la présente Politique, la protection de vos données ou l’exercice de vos droits :

ELFSWISS
Rue de Genève 18
CH-1225 Chêne-Bourg
Suisse

E-mail : contact@elfswiss.ch

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